Custom GPT erstellen: In 30 Minuten zum persönlichen KI-Assistenten (Anleitung)

Die vier Bausteine eines guten Custom GPT

1) Identität & Rolle: Wer bin ich, für wen arbeite ich, was tue ich nicht? Beispiel: „Du bist Vertriebsassistent für die Steuerberaterin Maria K. in Wien. Du formulierst Angebote und beantwortest Standardanfragen — aber nie zu Steuerinhalt oder Preisverhandlung.“

2) Tonfall mit Beispieltexten: 3–5 Mails oder Angebote, die Sie geschrieben haben. Das ist der wichtigste Hebel für Wiedererkennbarkeit.

3) Wissensdateien: Leistungskatalog (PDF), AGB, Preisliste, häufige FAQ. Maximal 20 Dateien, je < 20 MB. Mehr verwirrt die Modelle.

4) Klare Verbote: „Nie Preise nennen ohne Rückfrage.“ „Nie juristische Aussagen treffen.“ „Nie ohne mich an externe Adressen senden.“ Verbote sind oft wichtiger als Erlaubnisse.

Anleitung in 5 Schritten

1) Öffnen Sie ChatGPT (Plus, Team oder Enterprise) → Explore GPTs → Create. 2) Beschreiben Sie das Ziel in 2–3 Sätzen — der GPT-Builder erstellt ein erstes Setup. 3) Wechseln Sie in den Configure-Tab und schärfen Sie die Anweisungen manuell. 4) Laden Sie 3–5 Referenzdokumente hoch. 5) Testen Sie mit 10 realen Anfragen aus Ihrem Posteingang. Iterieren Sie Anweisungen, bis 8 von 10 Antworten brauchbar sind.

Gesamtzeit beim ersten GPT: ~30 Min. Beim zweiten: 15. Beim fünften: 8.

Drei Custom GPTs, die jedes EPU bauen sollte

1) Angebots-GPT — Erzeugt strukturierte Angebote aus 3 Stichpunkten. Setup-Guide: Angebote mit KI.

2) Kundenservice-GPT — Beantwortet die 20 häufigsten Anfragen vor; Sie senden frei. Spart 60–90 Min/Tag im Posteingang. Vertiefung: E-Mails 4× schneller.

3) Marketing-GPT — Schreibt Social Posts, Newsletter und Blog-Entwürfe in Ihrer Stimme. Workflow: Social-Media-Batch.

Diese drei decken bei den meisten EPUs 70 % aller wiederkehrenden Texte ab.

DSGVO und Datensicherheit

Custom GPTs in ChatGPT Plus sind für Marketing-Texte und allgemeine Aufgaben ok. Sobald Kundendaten reinfließen: ChatGPT Team oder Enterprise. Begründung:

• Plus: Trainingsausschluss möglich, aber kein AVV im klassischen Sinne
• Team/Enterprise: AVV, Trainingsausschluss standardmäßig, EU-Datenoption verfügbar

Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat 2024 eine Orientierungshilfe zu KI-Diensten veröffentlicht — Pflichtlektüre, bevor Sie Custom GPTs mit echten Daten füttern. Mehr: KI und DSGVO.

Pflege: 30 Min pro Monat

Ein Custom GPT ist kein „set and forget“. Monatlich:

• Neue Leistungen, geänderte Preise, neue AGB ergänzen
• 5 echte Outputs prüfen — driftet der Tonfall?
• Verbote schärfen, wenn ein Fehlverhalten aufgetreten ist

Wer das nicht tut, verliert nach 6 Monaten Qualität. Wer es tut, hat nach einem Jahr einen Assistenten, der besser ist als 80 % menschlicher Praktikanten.

Wann ein Custom GPT NICHT die Antwort ist

Wenn Sie Daten aus 3+ Quellen verknüpfen müssen (CRM + Buchhaltung + Mail), reicht ein GPT nicht. Dann brauchen Sie Automatisierung mit Make oder n8n. Wenn Sie hochsensible Daten verarbeiten (Gesundheit, Finanzen, Recht), hosten Sie lieber lokal mit Tools wie Ollama oder Mistral-on-prem.

Häufige Fragen