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KI für Agenturen: Workflows, Prompts und Grenzen im Agenturalltag
Agenturen arbeiten projektweise, mit fremden Daten und unter Abnahmedruck. Diese Seite zeigt, an welchen Stellen im Agenturalltag KI heute verlässlich hilft, welche Workflows sich dafür eignen, welche Prompts funktionieren und wo die Grenzen liegen.
Wo hilft KI in einer Agentur wirklich?
Am meisten bringt KI dort, wo viel Text entsteht, der nicht verkauft wird: Briefings aufbereiten, Transkripte verdichten, Varianten erzeugen, Reportings erklären, Status schreiben. Das sind Aufgaben mit klarem Input, klarem Zielformat und menschlicher Endkontrolle.
Wenig bringt sie dort, wo der Wert in Urteil, Beziehung und Verantwortung liegt: in der strategischen Empfehlung, in der Kalkulation, im heiklen Kundengespräch und in der finalen Freigabe.
Konkrete Use Cases im Agenturalltag
Briefing-Aufbereitung
Kundenbriefings, Call-Mitschriften und Mailverläufe werden zu einem strukturierten Briefing verdichtet: Ziel, Zielgruppe, Botschaft, Pflichtelemente, offene Fragen. Die offenen Fragen sind dabei der eigentliche Wert, weil sie vor dem Konzept auffallen statt in der Abnahme.
Konzept- und Ideenphase
Statt einer fertigen Idee lässt man sich zwanzig Ansätze mit unterschiedlicher Stoßrichtung geben und wählt drei aus, die das Team weiterdenkt. KI ersetzt hier keine Kreation, sie verkürzt die Phase des leeren Blatts.
Content-Produktion in Varianten
Eine freigegebene Kernbotschaft wird in Kanalvarianten übersetzt: Landingpage-Abschnitt, Ad-Copy in drei Längen, Social-Post, Newsletter-Teaser. Der Kunde sieht Varianten, nicht Rohtexte.
Recherche und Wettbewerbsüberblick
Öffentliche Quellen zu Markt, Wettbewerb und Zielgruppe werden zusammengefasst und mit Quellenlinks belegt. Jede Zahl, die in ein Kundendokument wandert, wird in der Primärquelle geprüft.
Reporting und Ableitungen
Exportierte Kennzahlen aus Analytics- oder Ads-Konten werden in eine verständliche Erklärung übersetzt: Was hat sich verändert, welche Hypothese liegt nahe, welcher nächste Test folgt daraus.
Projektsteuerung
Meeting-Notizen werden zu Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, Statusmails an Kundinnen und Kunden entstehen aus dem Aufgabenstand statt aus dem Gedächtnis.
Angebote und Pitches
Leistungsbeschreibungen, Scope-Abgrenzungen und Annahmen werden aus wiederkehrenden Bausteinen erzeugt, die Kalkulation bleibt Handarbeit.
Wissen im Team
Interne Standards, Tonalitätsregeln und Kundenfakten werden in einem eigenen Assistenten hinterlegt, damit neue Teammitglieder denselben Stand nutzen.
Ein Beispiel-Workflow: vom Call zum freigegebenen Text
- 01Call aufzeichnen (mit Einverständnis) und transkribieren lassen.
- 02Transkript in ein strukturiertes Briefing verdichten, offene Fragen sammeln.
- 03Offene Fragen per Mail an den Kunden, bevor produziert wird.
- 04Kernbotschaft im Team festlegen. Dieser Schritt bleibt menschlich.
- 05Kanalvarianten erzeugen lassen, auf Basis der freigegebenen Kernbotschaft.
- 06Varianten redigieren: Tonalität, Fakten, Belege, Markenregeln.
- 07Abnahme durch eine verantwortliche Person, danach erst Versand an den Kunden.
- 08Nach Livegang: Kennzahlen exportieren, Erklärung und nächsten Test ableiten.
Typische Herausforderungen und was dagegen hilft
Verkaufte Stunden gegen schnellere Produktion
Wer nach Aufwand abrechnet, verdient an Effizienz zunächst weniger. Sinnvoll ist, den gewonnenen Spielraum in Qualität, mehr Varianten oder Ergebnisorientierung zu überführen, statt ihn stillschweigend zu verschenken.
Kundendaten und Vertraulichkeit
Agenturen arbeiten mit fremden Daten. Ohne geklärte Freigabe gehören Kundendaten, unveröffentlichte Kampagnen und Vertragsinhalte nicht in ein KI-Tool.
Uneinheitliche Qualität im Team
Ohne gemeinsame Vorlagen entstehen sehr unterschiedliche Ergebnisse. Prompt-Bausteine und Beispiele gehören ins Team-Wiki, nicht in private Chatverläufe.
Erkennbar generische Texte
Kundinnen und Kunden merken Standardformulierungen. Tonalität, Beispiele und Belege müssen aus dem Projekt kommen.
Transparenz gegenüber dem Kunden
Ob und wie KI eingesetzt wird, ist Teil der Zusammenarbeit. Eine kurze, klare Regelung im Vertrag verhindert spätere Diskussionen.
Prompt-Beispiele für Agenturen
Die folgenden Prompts sind bewusst als Bausteine formuliert: Rolle, Kontext, Aufgabe, Einschränkungen. Passen Sie Tonalität und Pflichtangaben an Ihre Kunden an.
Briefing verdichten
Rolle: Du bist Strategin in einer Kreativagentur. Kontext: Unten steht ein unstrukturiertes Kundenbriefing aus einem Call. Aufgabe: Erstelle daraus ein strukturiertes Briefing mit den Feldern Ziel, Zielgruppe, Kernbotschaft, Pflichtelemente, Kanäle, Timing, Budgetrahmen. Constraints: Erfinde nichts. Alles, was im Text nicht steht, listest du am Ende unter "Offene Fragen an den Kunden". Briefing: [Text einfügen]
Ad-Copy in Varianten
Rolle: Du bist Copywriter für Performance-Kampagnen. Kontext: Angebot, Zielgruppe und Tonalität stehen unten. Tonalität: [z. B. sachlich, kein Hype]. Aufgabe: Schreibe 5 Varianten Ad-Copy, je Headline (max. 40 Zeichen) und Primary Text (max. 120 Zeichen), mit unterschiedlichem Winkel: Problem, Ergebnis, Einwand, Vergleich, Konkretes Detail. Constraints: Keine Superlative, keine Zahlen, die ich nicht geliefert habe. Angebot: [Text einfügen]
Reporting erklären
Rolle: Du bist Account Manager und erklärst Zahlen einem nicht-technischen Kunden. Kontext: Unten stehen die Kennzahlen des Monats im Vergleich zum Vormonat. Aufgabe: Schreibe eine Zusammenfassung in drei Teilen: Was ist passiert, welche Erklärung liegt nahe, welchen nächsten Schritt empfehlen wir. Constraints: Kennzeichne Vermutungen ausdrücklich als Hypothese. Keine Kausalaussage ohne Beleg in den Daten. Daten: [Export einfügen]
Konzeptansätze erweitern
Rolle: Du bist Creative Director. Kontext: Kampagnenziel und Zielgruppe stehen unten. Aufgabe: Entwickle 12 Kampagnenansätze in je zwei Sätzen, bewusst unterschiedlich in Tonalität und Mechanik. Constraints: Markiere pro Ansatz, welche Produktionsmittel nötig wären. Keine Ansätze, die Prominente oder fremde Marken verwenden. Ziel: [Text einfügen]
Eine umfangreichere Sammlung nach Branchen und Teams finden Sie im Prompt-Playbook.
Risiken und Grenzen
- Vertraulichkeit: Kundendaten, unveröffentlichte Kampagnen und Vertragsinhalte nur in Tools verarbeiten, deren Nutzung mit dem Kunden geklärt ist.
- Faktenlage: Sprachmodelle erzeugen plausible, aber falsche Angaben. Jede Zahl und jedes Zitat in Kundendokumenten wird in der Primärquelle geprüft.
- Rechte an Bildern: Bei generierten Bildern sind Lizenz- und Nutzungsfragen je nach Tool unterschiedlich geregelt. Für Kundenassets vorab klären.
- Markenrechte: Fremde Marken, Prominente und geschützte Gestaltungen gehören nicht in generierte Entwürfe.
- Haftung bleibt bei der Agentur: Ein KI-Fehler im Kundendokument ist ein Agenturfehler.
- Datenschutz: Personenbezogene Daten aus Kundenlisten, Bewerbungen oder Support-Tickets nicht ungefiltert einfügen.
Relevante Tools und wofür sie taugen
| Tool | Typischer Einsatz in der Agentur |
|---|---|
| ChatGPT | Texte, Briefings, Analyse von Exporten, eigene GPTs mit Agenturstandards. |
| Claude | Lange Dokumente, Verträge und Transkripte zusammenfassen und vergleichen. |
| Gemini | Arbeit in Google-Umgebungen, Auswertung von Tabellen und Dokumenten. |
| Perplexity | Recherche mit sichtbaren Quellenangaben als Ausgangspunkt für eigene Prüfung. |
| Bild-KI (z. B. Midjourney, Firefly) | Moodboards und Scribbles. Für finale Kundenassets die Lizenzlage prüfen. |
| Automatisierung (z. B. Make, n8n, Zapier) | Wiederkehrende Übergaben zwischen Tools, etwa Transkript zu Aufgabenliste. |
Die Auswahl ist eine Einordnung nach Einsatzzweck, keine Empfehlung im Sinne eines Tests. Funktionsumfang und Konditionen der Anbieter ändern sich laufend.
Konkrete nächste Schritte
- 01Zwei Prozesse auswählen, die jede Woche anfallen und viel Text enthalten, etwa Briefing-Aufbereitung und Reporting.
- 02Für diese zwei Prozesse je einen festen Prompt-Baustein schreiben und im Team ablegen.
- 03Eine schriftliche Regel festhalten, welche Kundendaten in welchem Tool erlaubt sind und welche nicht.
- 04Zwei Wochen mitmessen: Wie lange dauert der Prozess vorher, wie lange nachher, wie oft ist Nacharbeit nötig.
- 05Ergebnis im Team besprechen, Bausteine überarbeiten, erst dann den nächsten Prozess dazunehmen.
- 06Freigabe bleibt bei einem Menschen: Kein Ergebnis geht ungeprüft an Kundinnen und Kunden.